Jira Core bietet die Möglichkeit, E-Mails automatisch in Vorgänge (Issues) zu überführen. Dies erfolgt über sogenannte Incoming Mail Handler, die regelmäßig ein konfiguriertes Postfach abrufen und anhand definierter Regeln neue Vorgänge erstellen oder bestehende kommentieren. Dieser Mechanismus ist unabhängig vom sogenannten Issue Collector, der ausschließlich für Webformulare gedacht ist.
Die Verarbeitung eingehender E-Mails erfolgt ausschließlich über ein zuvor eingerichtetes Mailkonto (z. B. per IMAP oder POP3). Jira ruft dieses Postfach regelmäßig ab und verarbeitet alle dort eingehenden Nachrichten gemäß der Konfiguration des Mail Handlers. Dabei wird pro eingehender Nachricht geprüft, ob ein neuer Vorgang erstellt werden soll oder ob es sich um eine Antwort auf einen bestehenden Vorgang handelt.
Ein häufiger Irrtum besteht in der Annahme, Jira könne E-Mails empfangen, die an beliebige Adressen der eigenen Domain gesendet wurden. Tatsächlich verarbeitet Jira jedoch nur E-Mails, die an das explizit konfigurierte Postfach gerichtet und dort über ein Mailprotokoll (IMAP oder POP3) abrufbar sind. Es findet keine domainweite Überwachung aller Adressen statt.
Wenn verschiedene E-Mail-Adressen als Eingangskanal für unterschiedliche Vorgangstypen oder Projekte genutzt werden sollen, sind folgende Ansätze möglich:
Mehrere Mailkonten: Für jede Adresse wird ein separates IMAP-/POP3-Konto eingerichtet. Pro Konto kann ein eigener Mail Handler definiert werden. Dies erlaubt eine klare Trennung nach Anwendungsfall.
Aliase auf ein gemeinsames Konto: Mehrere E-Mail-Adressen leiten Nachrichten auf ein zentrales Postfach weiter. Die Auswertung der ursprünglichen Empfängeradresse ist in der Standardkonfiguration jedoch nur eingeschränkt möglich, da viele Mailserver den ursprünglichen Empfänger im „To:“-Header nicht zuverlässig weiterleiten. Eine differenzierte Verarbeitung erfordert in diesem Fall Erweiterungen oder Marketplace-Plugins (z. B. JEMH, Email This Issue).
Catch-All-Adressen mit Filterung: Eine Catch-All-Adresse (z. B. jira@firma.de) empfängt alle E-Mails an eine bestimmte Domain. Die Zuordnung kann per Jira-Automatisierung oder durch angepasste Mail Handler erfolgen, setzt jedoch eine zuverlässige Header-Verfügbarkeit und gegebenenfalls externe Vorverarbeitung voraus.
Für einfache Szenarien genügt ein zentrales Postfach mit einem Standard-Mail Handler. Bei komplexeren Anforderungen (z. B. mehrere Projekte, unterschiedliche Issue-Typen je nach Empfängeradresse) empfiehlt sich die Nutzung mehrerer Mailkonten oder der Einsatz spezialisierter Erweiterungen. Die Einrichtung und Pflege der Mail Handler erfolgt in Jira unter:
System → Incoming Mail → Mail Server / Mail Handler
Eine durchdachte Struktur der E-Mail-Adressen und die sorgfältige Konfiguration der zugehörigen Mail Handler sind entscheidend für eine zuverlässige und wartbare E-Mail-zu-Issue-Integration.